Persondata- og Cookiepolitik – Arp-Hansen Hotel Group A/S

Behandling af personoplysninger

Version 1. juli 2024

Som et naturligt led i Arp-Hansen Hotel Group A/S’ (herefter ”Arp-Hansen Hotel Group”) aktiviteter og markedsføringen af Arp-Hansen, herunder Arp-Hansen Hotel Groups hoteller og hostels (herefter ”hoteller”), sker der behandling af personoplysninger om vores gæster og besøgende på vores hjemmesider. Det er Arp-Hansen Hotel Groups politik, at der skal være åbenhed om denne behandling. Denne politik beskriver derfor, hvordan Arp-Hansen Hotel Group behandler de personoplysninger, som indsamles i forbindelse med dit ophold på et hotel i Arp-Hansen Hotel Group samt ved brug af vores hotellers hjemmesider, herunder på www.arp-hansen.dk.

1. Dataansvarlig

Det er Arp-Hansen Hotel Group A/S, CVR-nr. 54399219, Nybrovej 75, 2820 Gentofte, der er dataansvarlig for den indsamling og behandling af personoplysninger, der er beskrevet i denne politik.

2. Indsamling af personoplysninger

Arp-Hansen Hotel Group indsamler og behandler personoplysninger om dig i forbindelse med dit besøg på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller og restauranter samt ved brug af vores hjemmesider og din tilmelding til nyhedsbreve. Du vil altid blive informeret i forbindelse med indsamling af dine personoplysninger. Disse personoplysninger vil ofte være navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, kreditoplysninger samt oplysninger om dit ophold på Arp-Hansen Hotel Group, præferencer, forbrug, mv.

I forbindelse med afgivelsen af oplysninger vil det altid fremgå, om afgivelsen er frivillig eller er nødvendig for gennemførelsen af den ønskede handling, eksempelvis booking af hotelophold.

Oplysningerne indsamles som udgangspunkt direkte fra dig, men vi kan også modtage oplysninger fra andre kilder, herunder selvstændige udbydere af bookingservices.

3. Hvorfor behandler Arp-Hansen Hotel Group dine personoplysninger?

Arp-Hansen Hotel Group behandler personoplysninger om dig til følgende formål:

Booking af hotelophold eller restaurantbesøg
Med henblik på at gennemføre booking af hotelophold eller restaurantbesøg, behandler vi oplysninger om dig for at 1) behandle din forespørgsel og verificere tilgængelighed, 2) gennemføre bookingen samt 3) sende dig en kvittering.

Vi kan i den forbindelse blandt andet behandle oplysninger om navn, e-mailadresse, telefonnummer, oplysninger om medfølgende gæster samt ankomst- og afrejsedato.

Når du booker ophold eller restaurantbesøg via vores hjemmesider, behandles dine kreditkortoplysninger af vores betalingsudbyder.

Grundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, da personoplysningerne er nødvendige at behandle for at opfylde aftalen med dig. Oplysninger om eventuelt medfølgende gæster behandles på baggrund af vores legitime interesse i at opfylde aftalen med dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Ophold på Arp-Hansen Hotel Group
Arp-Hansen Hotel Group behandler og opbevarer oplysninger om dig i forbindelse med dit ophold hos os og tilbyder dig de services, som du måtte have bestilt. Vores grundlag for denne behandling er opfyldelsen af aftalen om dit ophold, jf. ovenstående.

For alle øvrige services vil vi indsamle og behandle dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at give dig den bedste oplevelse under dit ophold på Arp-Hansen Hotel Group og den bedst mulige service ved fremtidige ophold, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

I visse tilfælde er vi forpligtet til at anmode dig om at fremvise ID i form af pas eller lignende med henblik på dokumentation. Vi behandler oplysningerne på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, da vi er retligt forpligtet til at foretage behandlingen.

Digital Guest
Du kan opnå relevant information om dit hotelophold, herunder oplysninger om åbningstider i receptionen og restauranten, WiFi-koden, rutevejledninger, mv., i vores webaserede app, Digital Guest.

Hvis du gør brug af Digital Guest, kan vi behandle oplysninger om dit navn, telefonnummer, e-mailadresse, værelsesnummer, dato for ankomst, oplysninger om dine bestillinger samt indlæg i vores gæstebog.

Grundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, da behandlingen foretages for at opfylde aftalen med dig om levering af de services, der stilles til rådighed i Digital Guest samt vores legitime interesse i at give dig den bedste oplevelse under dit ophold på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Kundetilfredshedsundersøgelser
Hvis du har afgivet din e-mail i forbindelse med booking af dit ophold hos Arp-Hansen Hotel Group, vil vi i visse tilfælde efter endt ophold sende dig en e-mail, der indeholder link til en kundetilfredshedsundersøgelse. Vores grundlag for denne behandling er interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da vi har en legitim interesse i at forbedre vores services.

Markedsføring og nyhedsbreve
Hvis vi har modtaget dit forudgående samtykke hertil, vil Arp-Hansen Hotel Group behandle dine personoplysninger til fremsendelse af e-mails og nyhedsbreve fra Arp-Hansen Hotel Group med blandt andet aktuelle medlemsfordele og -tilbud, informationer om arrangementer og rabatter hos Arp-Hansen Hotel Group. Hvis du på et tidspunkt ikke ønsker at modtage disse e-mails og nyhedsbreve, kan du framelde dig ved at rette henvendelse pr. e-mail på info@arp-hansen.dk eller ved at benytte afmeldingslinket i bunden af nyhedsbrevet. Grundlaget for behandlingen er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a,

Vi anvender Facebook-pixels til at indsamle data om din adfærd på vores hjemmeside. Formålet med indsamlingen er at målrette vores markedsføring på Facebook for de besøgende, som har besøgt vores hjemmeside, og som samtidig har en Facebook-profil. Tilsvarende gør sig gældende for Instragram og LinkedIn. Denne behandling sker på baggrund af Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse i at kunne vise dig relevante tilbud og nyheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Videoovervågning
Arp-Hansen Hotel Group foretager videoovervågning på vores lokaliteter. Der er opsat skiltning i de områder, som videoovervåges.

Optagelserne vil kun blive gennemgået i tilfælde af mistanke om kriminelle handlinger, overtrædelse af vores retningslinjer eller med henblik på afklaring af tvister eller sikkerhedsrelaterede hændelser. Kun særligt betroede medarbejdere hos Arp-Hansen Hotel Group har adgang til optagelserne.

Videoovervågningen sker på grundlag af Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse i forebyggelse af kriminalitet samt sikkerhed for vores gæster, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.

Optagelserne kan blive videregivet til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed, hvis dette sker til varetagelse af offentlige eller private interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 4, herunder hvis fremlæggelsen på anden måde er underlagt lovkrav. Hvis det er nødvendigt at fremlægge optagelserne til andre formål end førnævnte, vil vi anmode om dit samtykke til en sådan fremlæggelse, hvis du indgår i optagelserne.

Whistleblowerordning
Mistanke om ureglementeret adfærd og overtrædelser af gældende ret eller interne retningslinjer kan rapporteres via vores whistleblowerordning.

Når der foretages en indberetning, vil vi behandle personoplysninger om de registrerede, der er en del af indberetningen (dvs. afsenderen af indberetningen, den indberettede person og andre involverede tredjeparter) med henblik på at håndtere og undersøge indberetningen.

Hvis du indberetter en formodet overtrædelse, forbliver en sådan indberetning fortrolig og efter dit valg anonym. Du bør dog under alle omstændigheder angive en e-mailadresse, som du kan kontaktes på, da vi kan have behov for at indhente yderligere oplysninger om overtrædelsen for at kunne håndtere sagen korrekt.

Vi kan behandle følgende personoplysninger om den indberettede person: Navn, stilling, kontaktoplysninger og rapporterede oplysninger, herunder beskrivelse af den formodede overtrædelse.

Følgende personoplysninger kan behandles om andre tredjeparter, der er nævnt i indberetningen: Navn, stilling, kontaktoplysninger og rapporterede oplysninger.

Vi behandler personoplysningerne baseret på vores legitime interesse i at undersøge indberettede forhold, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Da det pr. 17. december 2021 er obligatorisk for Arp-Hansen Hotel Group at have en whistleblowerordning, vil personoplysningerne herefter behandles for at opfylde vores retlige forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Kundehenvendelser og kommunikation
Når du henvender dig til et af Arp-Hansen Hotel Group’s hoteller eller kommunikerer med Arp-Hansen Hotel Group i anden sammenhæng, indsamler og behandler vi de oplysninger, som du afgiver med henblik på at behandle dine henvendelser. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandlingen af din henvendelse. I den forbindelse bør oplysningerne alene sendes i stærkt krypteret form, hvis du fremsender disse via e-mail.

Vores grundlag for behandlingen afhænger af karakteren af din henvendelse. Grundlaget vil dog ofte være, at behandlingen er nødvendig forud for indgåelse af aftale, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b eller vores legitime interesse i at håndtere din henvendelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Brug af hjemmeside
Arp-Hansen Hotel Group har adgang til oplysninger om besøgende på hjemmesiden samt de besøgendes brug af hjemmesiden og dennes funktioner.

Når du har besøgt Arp-Hansen Hotel Group hjemmeside, indsamler vi følgende oplysninger om dig:

De sider du har besøgt, hvornår og hvor længe
Brugeradfærd
Browsertype
IP-adresse

Denne information bruges til at opnå kendskab til brugernes anvendelse af hjemmesiden samt forbedre hjemmesiden. Vi bruger derudover data om alle vores brugeres navigation for at forstå, hvordan vores brugere som en samlet gruppe anvender hjemmesiden, og forsøger på denne baggrund at gøre hjemmesiden bedre. Vi kan ikke se, hvor du kommer fra eller surfer hen på internettet, når du forlader vores site. Derudover indsamler vi information om, hvilke produkter vores brugere, som en samlet gruppe, fortrækker. Denne information bruges også til at forbedre hjemmesiden.

De indsamlede personoplysninger behandles på grundlag af Arp-Hansen Hotel Group’s legitime interesse i at forfølge ovennævnte formål, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Brug af app’en på et af Arp-Hansen Hotel Group’s hoteller
Når du anvender Arp-Hansen Hotel Group’s app, der tilbydes på nogle af hotellerne, indsamler og behandler vi følgende oplysninger om dig:

Brugeradfærd
IP-adresse
Hvilken hjemmeside du har besøgt inden du tilgår app’en
Browsertype, browserindstillinger, browserkonfiguration og plugins
Dato og tid for brug af app’en
Information om den enhed, du anvender til at tilgå app’en, herunder hvilken type enhed du anvender, operativsystem, indstillinger på enheden, applikations ID, unikke enhedsidentifikatorer og crash data
Lokation
Information om reservationer på et af Arp-Hansen Hotel Group’s hoteller, når du anvender app’en til at finde din reservation, herunder dit efternavn, bookingreference, dato og tidspunkt for check in via app’en
Information om hvornår du anvender app’en til at låse dig ind på dit værelse på et af Arp-Hansen Hotel Group’s hoteller, samt information om hvem du deler den digitale nøgle til værelset med via app’en
Bookinginformation, herunder dit navn, adresse, land, e-mail og telefonnummer, hvilken type værelse du booker, dato for dit bookede ophold og betalingsoplysninger, når du anvender app’en til at booke et ophold på et af Arp-Hansen Hotel Group’s hoteller.

Informationerne bruges til at opnå kendskab til brugernes anvendelse af app’en samt forbedre app’en. Vi behandler information om din IP-adresse, lokation og reservationer på et af Arp-Hansen Hotel Group’s hoteller med det formål at stille app’ens funktioner til din rådighed for dig. Vi behandler derudover bookinginformation med det formål at kunne indgå en aftale med dig om booking af et værelse på et af Arp-Hansen Hotel Group’s hoteller.

De indsamlede personoplysninger behandles som udgangspunkt på grundlag af Arp-Hansen Hotel Group’s legitime interesse i at forfølge ovennævnte formål, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Grundlaget for behandling af bookinginformation er, at behandlingen er nødvendig for indgåelse af en aftale med dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Vi behandler kun oplysninger om din lokation, hvis du giver samtykke til dette via app’en, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Rekruttering
Hvis du søger om ansættelse hos Arp-Hansen Hotel Group via vores hjemmesider, indsamler vi de personoplysninger om dig, som du oplyser i forbindelse med fremsendelse af din ansøgning, CV og eventuelle bilag mv. med henblik på at evaluere din ansøgning.

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er din ansøgning om indgåelse af en ansættelseskontrakt med Arp-Hansen Hotel Group, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, og vores legitime interesse i at behandle de personoplysninger, du selv har givet os, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder følsomme personoplysninger, som fx personoplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet, helbredsoplysninger mv.

Du vil modtage yderligere information om vores behandling af dine personoplysninger under selve ansættelsesprocessen.

Andre formål
Udover ovenstående formål kan Arp-Hansen Hotel Group ligeledes behandle dine personoplysninger med henblik på at opfylde lovkrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c eller for at fastlægge, udøve eller forsvare retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f.

4. Hvem deler Arp-Hansen Hotel Group dine personoplysninger med?

Arp-Hansen Hotel Group overlader i visse tilfælde dine personoplysninger til Arp-Hansen Hotel Groups leverandører, som leverer ydelser på Arp-Hansen Hotel Groups vegne, fx i forbindelse med leverance af bookingsystem, Digital Guest-løsningen, udsendelse af nyhedsbreve, STAY&SAVE Fordelsprogram, kundetilfredshedsundersøgelser og rekrutteringsløsningen. Disse leverandører behandler alene personoplysningerne på Arp-Hansen Hotel Groups vegne og i overensstemmelse med Arp-Hansen Hotel Group's instruks og kan således ikke behandle personoplysningerne til egne formål.

Under visse omstændigheder og ifølge lovgivningen kan det være nødvendigt at videregive personoplysninger til myndighederne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Videregivelse kan endvidere ske, hvis det er nødvendigt for opfyldelse af en aftale, som du er part i, fx i forbindelse med bestilling af en rejse. Vi kan også videregive dine personoplysninger for at etablere, udøve eller forsvare vores juridiske rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f. Vi kan derudover også videregive dine personoplysninger til eksterne revisorer for at overholde vores revisionspligt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

I forbindelse med Arp-Hansen Hotel Groups udvikling kan selskabsstrukturen ændre sig, fx ved helt eller delvist salg af Arp-Hansen Hotel Group. I tilfælde af delvis overdragelse af aktiver, der indeholder personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for den forbundne videregivelse af personoplysninger som udgangspunkt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Arp-Hansen Hotel Group har en legitim interesse i at overdrage dele af sine aktiver samt at foretage kommercielle ændringer.

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel som udgangspunkt baseres på EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

5. Tilbagekaldelse af samtykke

Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet til Arp-Hansen Hotel Group. Tilbagekaldelse af samtykke kan dog medføre, at det ikke længere vil være muligt for os at tilbyde samme produkter og services til dig. Hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage, kan du kontakte os via e-mail eller telefon som angivet nedenfor under afsnit 6.

Tilbagekaldelse af samtykke til vores nyhedsbrev kan også ske via afmeldingslinket direkte i henvendelsen.

Tilbagekaldelsen af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen.

6. Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger Arp-Hansen Hotel Group behandler om dig, og til hvilket formål oplysningerne behandles. Du har endvidere ret til at gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger behandles, herunder til profilering og ret til at kræve berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger, der er urigtige, vildledende eller på lignende måde behandlet i strid med lovgivningen eller kræve begrænsning af behandlingen.

Herudover har du i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, som Arp-Hansen Hotel Group har registreret, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få transmitteret disse oplysninger til en anden dataansvarlig.

Hvis du ønsker at udøve en af disse rettigheder, kan du rette henvendelse til:

Arp-Hansen Hotel Group A/S
Att.: Henrik Ryssel Hansen
Nybrovej 75
2820 Gentofte
E-mail: info@arp-hansen.dk
Telefon: +45 4597 0500

7. Sikkerhed

Arp-Hansen Hotel Group lægger stor vægt på, at alle personoplysninger behandles fortroligt, og at oplysningerne kun behandles af medarbejdere, der er instrueret i, hvordan personoplysninger skal behandles for at undgå, at oplysninger tilintetgøres eller kommer uvedkommende i hænde.

8. Opbevaring af personoplysninger

Arp-Hansen Hotel Group sikrer den nødvendige ajourføring af de opbevarede oplysninger, så personoplysningerne til enhver tid er korrekte.

Dine personoplysninger vil blive slettet, når det ikke længere er nødvendigt for Arp-Hansen Hotel Group at behandle eller opbevare dem til brug for ovenstående formål eller på grundlag af andet legitimt formål.

De personoplysninger, som vi har registreret om dig i forbindelse med besøg på Arp-Hansen Hotel Groups restauranter, opbevarer vi indtil 380 dage fra seneste besøg. Gæsteoplysninger indsamlet i forbindelse med booking og ophold på Arp-Hansen Hotel Groups hoteller vil blive opbevaret indtil 380 dage fra seneste ophold. Oplysninger i Digital Guest-løsningen slettes dog 7 dage efter endt ophold. Opbevaringsperioderne er fastsat på baggrund af vores legitime interesse i at kunne yde kundeservice og håndtere eventuelle retskrav.

Dokumentation for dit markedsføringsretlige samtykke opbevares i 2 år, fra du har tilbagekaldt dit samtykke til at modtage direkte markedsføringsmateriale. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af Arp-Hansen Hotel Groups legitime interesse i at kunne dokumentere, at direkte markedsføring er sket i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Optagelser fra videoovervågning med henblik på at forebygge kriminalitet slettes eller anonymiseres senest 30 dage efter, optagelsen fandt sted, medmindre det er nødvendigt for Arp-Hansen Hotel Group at opbevare optagelserne med henblik på at behandle en konkret tvist, fx i forbindelse med opklaring af kriminalitet eller andre ulovlige handlinger. Optagelser fra videoovervågning til andre formål vil blive slettet, når det ikke længere tjener et sagligt formål at opbevare oplysningerne.

Indberetninger modtaget via vores whistleblowerordning, der falder uden for ordningen eller i øvrigt viser sig grundløse, slettes umiddelbart efter konstateringen heraf. Indberetninger, der behandles, men ikke fører til politianmeldelse, slettes 2 måneder efter endt undersøgelse. Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller andre relevante myndigheder, slettes oplysningerne umiddelbart efter afslutningen af sagen, medmindre oplysningerne overføres til den indberettede medarbejders personalemappe. I så fald slettes personoplysningerne senest 5 år + 6 måneder efter ansættelsesforholdets ophør.

Personoplysninger, der indgår i bogføringsmateriale, opbevares i 5 år + 6 måneder fra regnskabsårets udløb, hvorefter oplysningerne slettes. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af opbevaringskravene i bogføringslovens § 10 og sker derfor med henblik på at overholde gældende lovgivning.

Personoplysninger indsamlet i forbindelse med rekruttering opbevares under ansættelsesproceduren. Hvis vi ikke kan tilbyde dig en stilling, opbevarer vi din ansøgning, CV og eventuelle bilag i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til længere tids opbevaring.

Oplysningerne kan dog blive opbevaret i en længere periode end angivet ovenfor, hvis det er påkrævet i henhold til lovgivningen, eller hvis det er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Oplysningerne kan ligeledes blive opbevaret længere i anonymiseret form, dvs. i en form, hvor det ikke længere vil være muligt at relatere oplysningerne til dig.

9. Links til andre websites mv.

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre websites eller til integrerede websites. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre selskabers websites eller deres praksis i forbindelse med indsamling af personoplysninger. Når du besøger andre websites, opfordres du til at læse indehaverens politik med hensyn til beskyttelse af personoplysninger samt andre relevante politikker.

10. Kontakt

Hvis du har spørgsmål til eller ønsker at klage over behandlingen af personoplysninger, beder vi dig kontakte Arp-Hansen Hotel Group via e-mail eller telefon som angivet ovenfor. Hvis din klage ikke bliver løst af os, og du vil gå videre med sagen, kan du klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Cookie-politik

På hjemmesiden www.phoenixcopenhagen.dk anvender vi cookies i overensstemmelse med nærværende cookiepolitik.

Ejeroplysninger

Arp-Hansen Hotel Group A/S
Nybrovej 75
2820 Gentofte, Danmark
CVR-nr.: 54 39 92 19
Telefon: +45 4597 0500
Email: sales@arp-hansen.dk